Software Asset Management mit ServiceNow: die ersten 90 Tage entscheiden

Software Asset Management hat ein Imageproblem. Es klingt nach Excel-Listen, Hersteller-Audits und Ärger mit dem Einkauf. Dabei ist kaum ein ServiceNow-Modul so schnell in barem Geld messbar, wenn man es richtig angeht. Das Problem ist nur: Die meisten SAM-Projekte gehen es nicht richtig an.

Woran SAM-Projekte typischerweise scheitern

Das Muster wiederholt sich zuverlässig. Ein Unternehmen führt SAM ein und startet mit dem Anspruch, sofort alles abzubilden: alle Hersteller, alle Verträge, alle Lizenzmodelle. Microsoft, Oracle, SAP, Adobe und drei Dutzend kleinere Anbieter, alles gleichzeitig. Dazu der Wunsch nach einem vollständigen Hardware-Bezug, Vertragsmanagement und automatisierter Reharvesting-Strecke ab Tag eins.

Nach sechs Monaten ist die Datenlage immer noch lückenhaft, weil sich das Team in der Breite verzettelt hat. Das Management fragt nach Ergebnissen, und es gibt keine vorzeigbaren. Das Projekt verliert seinen Kredit, das Budget wandert woandershin, und SAM gilt im Haus für die nächsten Jahre als gescheitert. Nicht weil die Idee falsch war, sondern weil der Zuschnitt falsch war.

Die Alternative: ein Hersteller, ein Ziel

Mein Rat für die ersten 90 Tage ist unbequem einfach: ein einziger Hersteller, ein einziges messbares Ziel.

Welcher Hersteller? Der, bei dem entweder das nächste Audit droht oder die jährlichen Ausgaben am höchsten sind. In den meisten Unternehmen ist das Microsoft, manchmal Oracle, gelegentlich SAP. Die Wahl ist weniger wichtig als die Konsequenz, mit der man bei ihr bleibt. Jeder weitere Hersteller in den ersten drei Monaten verwässert das Ergebnis.

Mit diesem Fokus konzentriert sich die Arbeit auf drei Bausteine:

Erstens, die Datenbasis. SAM lebt von zwei Fragen: Was ist installiert, und was wird genutzt? Wenn Discovery oder ein anderes Inventory-Werkzeug bereits läuft, ist das die halbe Miete. Die Rohdaten sind erfahrungsgemäß chaotisch, dieselbe Software taucht unter Dutzenden Schreibweisen auf. Genau dafür gibt es in ServiceNow die Normalisierung über die Content Library, und die funktioniert erstaunlich gut. Wichtig ist, die verbleibenden unerkannten Einträge nicht zu ignorieren, sondern für den gewählten Hersteller konsequent nachzupflegen.

Zweitens, die Entitlements. Also die Gegenseite: Was wurde eigentlich gekauft? Dieser Teil ist oft mühsamer als die Technik, weil Lizenznachweise über Einkauf, IT und Fachabteilungen verstreut liegen, teils in Vertragsdatenbanken, teils in Mail-Postfächern. Auch hier rettet der Fokus: Für einen Hersteller lassen sich die Nachweise in Wochen zusammentragen, für dreißig nicht.

Drittens, eine einzige Auswertung: die Compliance-Position. Lizenzbestand gegen Installation und Nutzung, für genau diesen Hersteller. Diese eine Zahl, sauber hergeleitet, ist das Projektergebnis der ersten 90 Tage.

Warum diese eine Zahl so viel bewegt

Die Compliance-Position hat zwei Seiten, und beide sind Geld. Übernutzung ist ein Risiko, das beim nächsten Audit teuer wird, und Hersteller-Audits kommen verlässlicher als manche Weihnachtskarte. Unternutzung ist still und kostet trotzdem: jeden Monat, in Form von Subscriptions für Mitarbeiter, die das Produkt nie geöffnet haben, und Wartung für Software, die längst niemand mehr einsetzt.

In fast jedem Unternehmen, das vorher kein systematisches SAM hatte, finden sich allein bei den ungenutzten Lizenzen des ersten Herstellers Beträge, die das Projekt refinanzieren. Eine Reharvesting-Strecke, die ungenutzte Installationen nach definierter Frist einsammelt, lässt sich später mit Flows automatisieren. Für die ersten 90 Tage reicht die manuelle Auswertung mit einer Handvoll Kündigungen zum nächsten Verlängerungstermin.

Beide Zahlen zusammen vor das Management zu legen verändert die Wahrnehmung des Themas grundlegend. Aus "Compliance-Pflichtübung" wird "das Projekt, das sich selbst bezahlt hat". Und mit diesem Rückhalt lässt sich dann skalieren: der zweite Hersteller, das Vertragsmanagement, die Automatisierung. Aber erst dann.

Die ehrliche Einschränkung

Ein Punkt gehört zur Wahrheit dazu: 90 Tage reichen für den beschriebenen Zuschnitt, wenn die Inventory-Datenbasis existiert. Wo noch gar keine verlässliche Erfassung läuft, kommt deren Aufbau davor, und der hat seine eigenen Stolpersteine. Auch dann gilt aber dieselbe Logik: lieber eine Systemlandschaft sauber erfasst und einen Hersteller bilanziert als überall ein bisschen.

SAM scheitert selten am Werkzeug und fast immer am Zuschnitt. Klein schneiden, schnell liefern, mit dem Ergebnis das Mandat für die nächste Stufe verdienen. Das ist keine besonders glamouröse Strategie. Aber sie funktioniert.